Quản lý bán hàng

Một khách nữ từng mua chiếc váy size M, phản hồi mặc vừa và thích kiểu dáng tối giản. Hai tháng sau, shop nhập về bộ sưu tập mới đúng phong cách của khách nhưng không nhân viên nào nhớ để liên hệ. Khách vẫn nhận tin giảm giá đại trà, song nội dung không liên quan nên bỏ qua.

Tiệm tạp hóa nhập một lô bánh thủ công, trứng bán lẻ hoặc gia vị được đóng thành túi nhỏ nhưng trên sản phẩm chưa có mã vạch. Nếu nhân viên phải nhớ tên và giá, việc chọn nhầm hàng, bán sai quy cách hoặc ghi nhận thiếu số lượng rất dễ xảy ra.

Shop đang chạy đồng giá áo thun, áp dụng bảng giá VIP và phát coupon cho khách cũ. Khi thanh toán, nhân viên không biết ưu đãi nào được dùng trước, giá cuối còn đủ lợi nhuận hay chương trình đã áp dụng nhầm sang cả size đang bán chạy.

Một shop có thể ghi nhận 480 triệu đồng giá trị đơn hàng trong tháng nhưng chỉ rút được 401 triệu đồng từ ví sàn về tài khoản ngân hàng. Phần chênh lệch thường nằm ở đơn chưa được thanh toán, khoản khấu trừ, voucher, hoàn tiền hoặc giao dịch điều chỉnh từ kỳ trước.

Nhiều cửa hàng nhập hàng theo thùng nhưng khi bán lại tách ra theo lốc, hộp, chai, lon hoặc từng sản phẩm lẻ. Ví dụ, một thùng nước ngọt có thể được bán nguyên thùng, bán theo lốc 6 chai hoặc bán từng chai. Vấn đề phát sinh khi mỗi đơn vịđược ghi nhận theo một cách khác nhau. Nhân viên bán vài chai lẻ nhưng quên trừ khỏi số thùng, hoặc phần mềm ghi còn một thùng trong khi thực tế chỉ còn hàng đã bóc. Lâu dần, số lượng trên sổ và hàng trong kho không còn khớp nhau. Vì vậy, bài viết này hướng dẫn cách thiết lập tỷ lệ quy đổi giữa thùng, lốc và đơn vị lẻ; cách theo dõi hàng nguyên kiện; đồng thời chỉ ra các bước cần kiểm tra để hạn chế lệch tồn kho khi bán hàng.

Một chuỗi ba cửa hàng có thể bán được nhiều hơn trước nhưng vẫn khiến chủ chuỗi mất kiểm soát. Điểm A còn 20 thùng sữa, điểm B báo hết hàng, điểm C đang chờ nhập mới. Cuối ngày, ba quản lý gửi ba file doanh thu theo ba cách khác nhau. Tổng tiền bán ra tăng, nhưng chưa ai trả lời chắc chi nhánh nào vận hành tốt và chi nhánh nào đang giữ quá nhiều hàng. Đó là lúc cách quản lý từng cửa hàng riêng lẻ bộc lộ giới hạn. Quản lý chuỗi cửa hàng tạp hóa cần một bộ dữ liệu chung, quy trình chung và cách quy trách nhiệm rõ đến từng điểm bán. Phần mềm chỉ phát huy tác dụng khi những nền tảng này được thiết kế đúng. Cách làm thực tế là đi lần lượt từ chuẩn hóa hàng hóa, tổ chức kho, kiểm soát bán hàng, phân quyền nhân viên đến đọc báo cáo toàn chuỗi.

Muốn xác định tồn kho tối thiểu và tối đa, shop cần dựa trên bốn dữ liệu: tốc độ bán trung bình, thời gian chờ nhập hàng, chu kỳ rà soát đặt hàng và lượng tồn an toàn. Hạn mức nên được tính theo từng SKU size - màu tại từng kho, thay vì nhìn vào tổng số lượng còn lại của cả mẫu.

Buổi sáng, cửa hàng nhận nước ngọt từ nhà phân phối A và thanh toán trước một phần. Buổi chiều, đại lý bánh kẹo B giao thiếu hai thùng nhưng vẫn ghi đủ trên phiếu. Cuối ngày, nhân viên nhận thêm hàng hóa mỹ phẩm từ nhà cung cấp C, trong đó có vài sản phẩm cận hạn cần đổi lại. Từng giao dịch riêng lẻ có vẻ dễ kiểm soát. Nhưng đến cuối tháng, chủ cửa hàng có thể gặp tình trạng số tiền ghi trong sổ khác với số nhà cung cấp thông báo. Khi đó, việc tìm khoản lệch thuộc đơn hàng nào thường mất nhiều thời gian hơn cả việc cộng lại tổng công nợ. Muốn quản lý công nợ nhà cung cấp hiệu quả, cửa hàng cần theo dõi theo từng đối tượng, từng phiếu nhập và từng lần thanh toán. Chỉ ghi một con số tổng “còn nợ bao nhiêu” chưa đủ để truy vết khi xảy ra sai sót.