Những loại sổ sách chứng từ hộ kinh doanh kê khai bắt buộc phải có

Quản lý sổ sách và chứng từ là yêu cầu bắt buộc đối với hộ kinh doanh, đặc biệt kể từ khi Thông tư 152/2025/TT-BTC có hiệu lực. Việc nắm rõ các loại sổ sách, chứng từ cần lập và lưu trữ không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ đúng quy định về thuế, mà còn góp phần đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng trong hoạt động tài chính.

Trong bài viết dưới đây, tôi sẽ giúp bạn hiểu đầy đủ những loại sổ sách chứng từ hộ kinh doanh kê khai theo quy định hiện hành, đồng thời làm rõ các lưu ý quan trọng để hạn chế sai sót và rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

1. Hộ kinh doanh có cần kế toán không?

Nếu bạn đang hoạt động theo mô hình hộ kinh doanh kê khai, việc tổ chức và lưu trữ sổ sách kế toán là yêu cầu bắt buộc theo quy định tại Điều 3 Thông tư 152/2025/TT-BTC.

• Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có thể linh hoạt lựa chọn hình thức lưu trữ tài liệu kế toán như hóa đơn, chứng từ, sổ kế toán… trên phương tiện điện tử hoặc bản giấy, tùy theo điều kiện thực tế của đơn vị.
• Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán tối thiểu là 05 năm, trong khi thời hạn lưu trữ hóa đơn được thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế hiện hành.
• Hộ kinh doanh được phép mở thêm hoặc điều chỉnh biểu mẫu sổ kế toán cho phù hợp với mô hình hoạt động. Các sổ được sửa đổi hoặc bổ sung vẫn cần đảm bảo đầy đủ thông tin cơ bản như: tên sổ, ngày lập sổ, cùng chữ ký và xác nhận của người đại diện hộ kinh doanh.
• Trường hợp hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử và được hệ thống thuế hỗ trợ xác định nghĩa vụ thuế GTGT, TNCN và các khoản thuế khác (nếu có), hộ kinh doanh có thể sử dụng các mẫu sổ theo quy định để theo dõi, đối chiếu số liệu với thông báo từ cơ quan thuế, đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong kê khai.

So với doanh nghiệp, công tác kế toán của hộ kinh doanh vẫn được thiết kế đơn giản hơn, giúp giảm tải đáng kể khối lượng công việc nhưng vẫn đảm bảo yêu cầu quản lý và tuân thủ pháp luật về thuế.

Xem thêm: Hướng dẫn chế độ kế toán cho hộ kinh doanh theo quy định mới từ năm 2026

2. Các loại chứng từ hộ kinh doanh kê khai bắt buộc phải có

2.1. Các loại chứng từ kế toán phải có

Để lập các sổ trên, HKD cần sử dụng các chứng từ gốc đi kèm: 

• Hóa đơn bán hàng/dịch vụ
• Phiếu thu (Mẫu 01-TT)
• Phiếu chi (Mẫu 02-TT)
• Phiếu nhập kho (Mẫu 03-VT)
• Phiếu xuất kho (Mẫu 04-VT)
• Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 5-LĐTL)

Ngoài ra, Hộ kinh doanh cũng cần lưu trữ lại những chứng từ khác nếu có phát sinh, ví dụ như: Hóa đơn; Giấy nộp tiền vào NSNN; Giấy báo nợ và giấy báo có của ngân hàng; Ủy nhiệm chi ngân hàng.

Để quản lý đầy đủ chứng từ đầu vào - đầu ra, hộ kinh doanh nên sử dụng phần mềm bán hàng và hóa đơn điện tử để lưu trữ dữ liệu tập trung ngay từ đầu. Nhanh.vn giúp ghi nhận và lưu trữ chứng từ bán hàng, làm cơ sở lập sổ sách kế toán theo đúng quy định.

2.2. 7 loại sổ sách kế toán bắt buộc (theo Thông tư 152)

Các sổ này giúp theo dõi toàn bộ hoạt động kinh doanh của HKD:

Đọc thêm: [Mới Nhất] Hướng dẫn thủ tục chuyển từ hộ khoán sang hộ kê khai

⚠️ Bạn đang băn khoăn không biết hộ kinh doanh của mình cần lập những sổ nào?

Không phải hộ kinh doanh nào cũng cần đủ cả 7 sổ. Tùy theo ngành nghề, doanh thu và phương pháp nộp thuế, yêu cầu sổ sách sẽ khác nhau. Việc lập sai hoặc thiếu sổ sách có thể dẫn đến rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

Ecomtax - dịch vụ tư vấn thuế và kế toán chuyên biệt của Nhanh.vn — hỗ trợ hộ kinh doanh:

• Tư vấn trình tự các bước xử lý hóa đơn, chứng từ có liên quan
• Dựa theo thông tin được cung cấp, đánh giá tình hình và đưa ra các rủi ro về tình huống liên quan
• Tư vấn nghĩa vụ thuế GTGT, thuế TNCN phù hợp với quy mô và ngành nghề
• Tư vấn định hướng thủ tục kê khai nộp thuế

3. 7 loại sổ sách hộ kinh doanh kê khai bắt buộc phải lập

3.1. Sổ doanh thu bán hàng hóa dịch vụ (Mẫu số S1a-HKD)

Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ được sử dụng để ghi nhận doanh thu phát sinh từ hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Đây là căn cứ để xác định đối tượng có thuộc diện chịu thuế GTGT và thuế TNCN theo quy định hiện hành hay không.

Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện kê khai doanh thu theo quy định của pháp luật về thuế, sổ này còn giúp theo dõi, đối chiếu số liệu doanh thu với cơ quan thuế, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình kê khai.

Hướng dẫn cách ghi

• Cột A: Ghi ngày, tháng ghi sổ.
• Cột B: Ghi nội dung diễn giải doanh thu từ hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hộ kinh doanh có thể ghi theo từng giao dịch phát sinh hoặc tổng hợp theo từng kỳ phù hợp với nhu cầu quản lý.
• Cột 1: Ghi số tiền doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong kỳ.

Lưu ý: Hộ kinh doanh nên ghi chép đầy đủ, chính xác và thường xuyên để thuận tiện cho việc quản lý doanh thu, đối chiếu số liệu và thực hiện nghĩa vụ thuế khi cần thiết.

3.2. Sổ doanh thu bán hàng hóa dịch vụ (Mẫu số S2a-HKD)

Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ được sử dụng để theo dõi doanh thu phát sinh theo từng nhóm ngành nghề kinh doanh có cùng tỷ lệ % tính thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất thuế TNCN.

Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoạt động nhiều ngành nghề khác nhau, có thể mở riêng sổ theo từng nhóm ngành nghề tương ứng để thuận tiện cho việc xác định nghĩa vụ thuế.

Trường hợp cơ quan thuế cung cấp dữ liệu về số thuế GTGT và thuế TNCN phải nộp, hộ kinh doanh có thể sử dụng sổ này để theo dõi, đối chiếu số liệu với cơ quan thuế, đảm bảo tính chính xác trong quá trình kê khai và nộp thuế.

 Hướng dẫn cách ghi

• Cột A, B: Ghi số hiệu chứng từ, ngày và tháng phát sinh chứng từ.
• Cột C: Ghi nội dung diễn giải doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng ngành nghề có cùng tỷ lệ % tính thuế GTGT hoặc cùng mức thuế suất thuế TNCN.
• Cột 1: Ghi số tiền doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ phát sinh theo từng ngành nghề. Đây là căn cứ để xác định doanh thu chịu thuế và tính số thuế GTGT, thuế TNCN phải nộp theo từng nhóm ngành nghề tương ứng.
• Dòng tổng hợp cuối kỳ: Ghi tổng số thuế GTGT và thuế TNCN phải nộp trong kỳ.

3.3 Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu số S2b-HKD)

Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ được sử dụng để theo dõi doanh thu phát sinh theo từng nhóm ngành nghề kinh doanh có cùng tỷ lệ % tính thuế GTGT.

Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh hoạt động nhiều ngành nghề khác nhau, có thể mở riêng sổ cho từng nhóm ngành nghề có cùng tỷ lệ % tính thuế GTGT để thuận tiện cho việc theo dõi doanh thu và xác định nghĩa vụ thuế.

Nếu cơ quan thuế cung cấp dữ liệu về số thuế GTGT phải nộp, hộ kinh doanh có thể sử dụng sổ này để đối chiếu, kiểm tra và theo dõi số liệu với cơ quan thuế, đảm bảo tính chính xác trong quá trình kê khai.

Hướng dẫn cách ghi

• Cột A, B: Ghi số hiệu chứng từ, ngày và tháng phát sinh chứng từ.
• Cột C: Ghi nội dung diễn giải doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo từng ngành nghề có cùng tỷ lệ % tính thuế GTGT.
• Cột 1: Ghi số tiền doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ phát sinh theo từng ngành nghề. Đây là căn cứ để xác định doanh thu chịu thuế và tính số thuế GTGT phải nộp tương ứng theo từng nhóm ngành nghề.
• Dòng tổng hợp cuối kỳ: Ghi tổng số thuế GTGT phải nộp trong kỳ.

3.4. Sổ chi tiết doanh thu, chi phí (Mẫu số S2c-HKD)

Sổ chi tiết doanh thu, chi phí được sử dụng để theo dõi doanh thu, chi phí phát sinh và làm căn cứ xác định nghĩa vụ thuế TNCN của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định của pháp luật về thuế.

Trường hợp cơ quan thuế cung cấp dữ liệu về số thuế TNCN phải nộp, hộ kinh doanh có thể sử dụng sổ này để đối chiếu, kiểm tra số liệu với cơ quan thuế, đảm bảo tính chính xác trong quá trình kê khai và nộp thuế.

Hướng dẫn cách ghi

• Cột A, B: Ghi số hiệu chứng từ, ngày và tháng phát sinh chứng từ.
• Cột C: Ghi nội dung diễn giải nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
• Cột 1: Ghi số tiền tương ứng với từng nghiệp vụ được ghi nhận tại cột C.
• Dòng 1 - Doanh thu: Ghi tổng doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong kỳ. Hộ kinh doanh có thể ghi theo từng giao dịch hoặc tổng hợp theo nhu cầu quản lý.
• Dòng 2 - Chi phí: Ghi tổng chi phí hợp lý phát sinh phục vụ hoạt động kinh doanh. Hộ kinh doanh có thể ghi nhận theo từng nghiệp vụ hoặc tổng hợp theo từng kỳ.

Xác định thu nhập tính thuế: Căn cứ vào số liệu doanh thu và chi phí đã ghi nhận, hộ kinh doanh xác định phần chênh lệch giữa doanh thu và chi phí hợp lý để tính thuế TNCN phải nộp theo quy định.

Lưu ý: Việc xác định doanh thu, chi phí hợp lý và nghĩa vụ thuế TNCN được thực hiện theo các quy định hiện hành của pháp luật về thuế.

Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết khai thuế hộ kinh doanh nộp theo phương pháp kê khai

3.5. Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa (Mẫu số S2d-HKD)

Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa được sử dụng để theo dõi tình hình nhập kho, xuất kho và tồn kho của từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa trong quá trình kinh doanh.

Việc ghi chép đầy đủ và thường xuyên giúp hộ kinh doanh kiểm soát chính xác số lượng hàng tồn, hạn chế thất thoát, đồng thời hỗ trợ đối chiếu số liệu khi cần thiết.

Hướng dẫn cách ghi:

• Cột A, B: Ghi số hiệu chứng từ, ngày và tháng phát sinh chứng từ.
• Cột C: Ghi nội dung diễn giải nghiệp vụ nhập kho, xuất kho hoặc các nghiệp vụ liên quan đến vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
• Cột D: Ghi đơn vị tính của từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm hoặc hàng hóa (cái, bộ, kg, mét, thùng,...).
• Cột 1: Ghi đơn giá nhập, xuất hoặc tồn của từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa. Đơn giá nhập kho được xác định căn cứ trên hóa đơn, chứng từ mua hàng hoặc các chứng từ hợp pháp liên quan.
  Đơn giá xuất kho được xác định riêng cho từng loại vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa theo phương pháp tính giá xuất kho mà hộ kinh doanh áp dụng.

• Cột 2: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa nhập kho.
• Cột 3: Ghi giá trị nhập kho của vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa. Giá trị được xác định bằng đơn giá nhân với số lượng nhập kho (Cột 3 = Cột 1 × Cột 2).
• Cột 4: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa xuất kho.
• Cột 5: Ghi giá trị xuất kho của vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa. Giá trị được xác định bằng đơn giá nhân với số lượng xuất kho (Cột 5 = Cột 1 × Cột 4).
• Cột 6: Ghi số lượng vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa còn tồn kho.
• Cột 7: Ghi giá trị hàng tồn kho. Giá trị được xác định bằng đơn giá nhân với số lượng tồn kho (Cột 7 = Cột 1 × Cột 6).

Lưu ý: Hộ kinh doanh nên cập nhật sổ thường xuyên để theo dõi chính xác số lượng và giá trị hàng tồn kho, phục vụ công tác quản lý kinh doanh, kiểm kê hàng hóa và xác định chi phí theo quy định.

3.6. Sổ chi tiết tiền (Mẫu số S2e-HKD)

Sổ chi tiết tiền được sử dụng để theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt và tiền gửi không kỳ hạn của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại ngân hàng hoặc các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.

Tùy theo nhu cầu quản lý, hộ kinh doanh có thể mở sổ riêng cho từng loại tiền như tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc theo dõi chi tiết số dư tại từng ngân hàng, từng tài khoản thanh toán.

Việc ghi chép đầy đủ giúp hộ kinh doanh kiểm soát dòng tiền hiệu quả, đối chiếu số liệu chính xác và phục vụ công tác quản lý tài chính trong quá trình hoạt động.

Hướng dẫn cách ghi

• Cột A, B: Ghi số hiệu chứng từ, ngày và tháng phát sinh chứng từ.
• Cột C: Ghi nội dung diễn giải nghiệp vụ thu tiền, chi tiền hoặc các giao dịch liên quan đến tài khoản thanh toán.
• Cột 1: Ghi số tiền thu vào hoặc số tiền gửi vào tài khoản thanh toán.
• Cột 2: Ghi số tiền chi ra hoặc số tiền rút khỏi tài khoản thanh toán.
• Cuối kỳ: Hộ kinh doanh thực hiện tổng hợp số tiền thu, chi và xác định số dư tiền mặt tồn quỹ; đồng thời theo dõi số tiền gửi vào, rút ra và số dư cuối kỳ của từng tài khoản thanh toán.

Lưu ý: Việc cập nhật sổ thường xuyên giúp hộ kinh doanh quản lý dòng tiền minh bạch, hạn chế sai lệch số liệu và thuận tiện khi đối chiếu với chứng từ, sao kê ngân hàng hoặc cơ quan thuế khi cần thiết.

3.7. Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác (Mẫu số S3a-HKD)

• Cột A: Ghi ngày, tháng phát sinh nghiệp vụ và ngày ghi sổ.
• Cột B: Ghi nội dung diễn giải nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hàng hóa, dịch vụ chịu thuế.
• Cột 1: Ghi số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế.
• Cột 2: Ghi mức thuế tuyệt đối áp dụng theo quy định của pháp luật đối với từng loại thuế như thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế bảo vệ môi trường.
• Cột 3: Ghi giá tính thuế trên một đơn vị hàng hóa, dịch vụ theo quy định hiện hành.
• Cột 4: Ghi mức thuế suất áp dụng đối với từng loại thuế theo quy định của pháp luật.
• Cột 5: Ghi số thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt được tính theo phương pháp tỷ lệ phần trăm. Số thuế được xác định bằng công thức: Cột 5 = Cột 1 × Cột 3 × Cột 4
• Cột 6: Ghi số thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt được tính theo phương pháp thuế tuyệt đối. Số thuế được xác định bằng công thức: Cột 6 = Cột 1 × Cột 2
• Cột 7: Ghi tổng số thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu hoặc thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp. Số thuế được xác định bằng công thức: Cột 7 = Cột 5 + Cột 6
• Cột 8: Ghi số thuế bảo vệ môi trường phải nộp. Số thuế được xác định bằng công thức: Cột 8 = Cột 1 × Cột 2
• Cột 9: Ghi số thuế tài nguyên phải nộp. Số thuế được xác định bằng công thức: Cột 9 = Cột 1 × Cột 3 × Cột 4
• Cột 10: Ghi số thuế sử dụng đất phải nộp. Số thuế được xác định bằng công thức: Cột 10 = Cột 1 × Cột 3 × Cột 4

Lưu ý: Việc xác định giá tính thuế, mức thuế suất và phương pháp tính thuế cần thực hiện theo đúng quy định của pháp luật thuế hiện hành đối với từng loại thuế phát sinh.

4. Những trường hợp hộ kinh doanh kê khai không cần lập đủ 7 sổ kế toán

Hộ kinh doanh thuộc các trường hợp sau đây không bắt buộc phải lập đầy đủ 7 sổ kế toán theo quy định của pháp luật hiện hành:

• Hộ kinh doanh quy mô siêu nhỏ (Nhóm 1): Các hộ có doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm hoặc dưới 3 tỷ/năm (tùy theo phân loại mới) và/hoặc sử dụng ít lao động (dưới 10 người) thường được miễn nghĩa vụ kế toán, chỉ cần kê khai thuế theo phương pháp khoán (nộp thuế khoán).
• Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán: Nếu hộ kinh doanh đăng ký nộp thuế theo phương pháp khoán (thuế khoán), họ thường không phải làm sổ sách kế toán chi tiết, chỉ cần nộp hồ sơ khai thuế định kỳ (thường là hàng quý).
• Hộ kinh doanh mới thành lập và chưa phát sinh doanh thu/quy mô lớn: Khi mới bắt đầu kinh doanh, quy mô còn nhỏ, chưa đạt ngưỡng doanh thu và lao động yêu cầu lập sổ sách đầy đủ.
• Hộ kinh doanh cá thể có hoạt động đơn giản: Các hộ chỉ có 1-2 hoạt động kinh doanh, không có giao dịch phức tạp, sử dụng ít hóa đơn, chứng từ.
• Khi có quy định về việc phân nhóm theo doanh thu mới (từ 2026): Các hộ thuộc Nhóm 1 (doanh thu dưới 100 triệu đồng/năm) sẽ được miễn trừ gần như toàn bộ nghĩa vụ kế toán, thuế theo phương pháp khoán, chỉ cần nộp thuế GTGT và TNCN theo tỷ lệ % khoán. 

Như vậy, hộ kinh doanh không phải lập đầy đủ 7 sổ kế toán khi có quy mô nhỏ, thuộc diện được miễn thuế hoặc áp dụng phương pháp kê khai đơn giản (thuế khoán), không đủ điều kiện/yêu cầu phải chuyển sang hình thức doanh nghiệp hoặc lập sổ sách đầy đủ. 

Việc tuân thủ đầy đủ quy định về sổ sách và chứng từ theo Thông tư 152/2025/TT-BTC không chỉ giúp hộ kinh doanh đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn tạo nền tảng minh bạch cho hoạt động tài chính. Ghi chép đúng, đủ, kịp thời sẽ giúp bạn hạn chế rủi ro, tránh sai sót khi cơ quan thuế kiểm tra, đồng thời chủ động hơn trong việc theo dõi doanh thu, chi phí và lợi nhuận.

Trải nghiệm ngay giải pháp quản lý toàn diện dành cho hộ kinh doanh tại Nhanh.vn để vận hành hiệu quả và tuân thủ đúng quy định thuế.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.