Cách hạch toán điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ

Khi phát sinh hóa đơn điều chỉnh giảm, hàng mua trả lại hoặc phát hiện số thuế GTGT đầu vào đã kê khai cao hơn thực tế, doanh nghiệp cần thực hiện hạch toán điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ để đảm bảo số liệu kế toán và tờ khai thuế chính xác. Vậy hạch toán điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ như thế nào? Kế toán cần sử dụng tài khoản nào, ghi nhận ra sao và xử lý phần thuế trên tờ khai thuế GTGT như thế nào? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây để tránh sai sót khi thực hiện

1. Hướng dẫn hạch toán điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ

1.1. Trường hợp 1: Sai sót khi nhập tờ khai thuế (Sổ sách đã đúng)

Trường hợp này xảy ra khi hóa đơn đầu vào và số liệu trên sổ kế toán đều chính xác, nhưng kế toán nhập sai một hoặc một số nội dung khi lập tờ khai thuế GTGT. Như vậy, sai sót chỉ nằm ở hồ sơ khai thuế, còn số liệu kế toán không cần thay đổi.

Khi phát hiện sai, doanh nghiệp cần lập và nộp tờ khai bổ sung, điều chỉnh cho kỳ tính thuế có sai sót trên hệ thống kê khai thuế. Số liệu trên sổ sách kế toán đã đúng ngay từ đầu nên không cần thực hiện thêm bút toán điều chỉnh giảm thuế GTGT trên sổ kế toán.

Kế toán chỉ cần sửa phần kê khai thuế, không sửa lại số liệu đã được ghi nhận chính xác trên sổ sách.

1.2. Trường hợp 2: Sai sót trên hóa đơn (Số lượng, đơn giá, thành tiền)

Khác với trường hợp trên, ở đây sai sót xuất phát từ hóa đơn đầu vào. Ví dụ, hóa đơn ghi sai số lượng, đơn giá, thành tiền hoặc tiền thuế GTGT nên số liệu đã hạch toán và kê khai ban đầu không phù hợp với giao dịch thực tế.

Doanh nghiệp cần căn cứ vào tính chất sai sót để xử lý hóa đơn theo quy định. Phương án lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế còn tùy vào từng trường hợp cụ thể. Sau đó, kế toán thực hiện điều chỉnh lại số liệu trên sổ sách và kê khai thuế để phản ánh đúng giá trị giao dịch.

Nếu chỉ sai tiền thuế GTGT, còn giá trị hàng hóa, dịch vụ không thay đổi, kế toán có thể điều chỉnh giảm khoản thuế GTGT được khấu trừ:

• Nợ TK 331: Phải trả cho người bán: Số thuế GTGT được điều chỉnh giảm.
• Có TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ: Số thuế GTGT được điều chỉnh giảm.

Nếu hóa đơn sai cả đơn giá hoặc thành tiền, số lượng, ngoài giảm thuế GTGT được khấu trừ, kế toán còn phải điều chỉnh giảm giá trị hàng hóa, dịch vụ, tài sản hoặc chi phí đã ghi nhận. Tài khoản đối ứng sẽ phụ thuộc vào bản chất của khoản mua vào, chẳng hạn TK 156, 627, 641, 211, 621, 642... Khi đó, bút toán cần được xác định dựa trên giá trị thực tế sau khi điều chỉnh, thay vì chỉ giảm riêng phần thuế GTGT.

2. Nguyên tắc hạch toán điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ

Khi phát hiện số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ bị ghi nhận cao hơn thực tế, kế toán không nên điều chỉnh một bút toán cố định. Cách hạch toán cần dựa vào lí do gây sai sót, từ đó xác định số liệu nào trên sổ kế toán cần thay đổi và số liệu nào chỉ cần điều chỉnh trên hồ sơ khai thuế.

Có thể hiểu đơn giản: nếu sổ kế toán đúng nhưng tờ khai sai thì chỉ cần điều chỉnh hồ sơ thuế. Ngược lại, nếu hóa đơn hoặc giao dịch thực tế bị sai và sổ kế toán cũng ghi nhận sai, kế toán phải điều chỉnh lại cả số liệu kế toán và số thuế GTGT được khấu trừ tương ứng.

Các trường hợp hạch toán điều chỉnh giảm thuế gtgt được khấu trừ thường gặp

Trường hợp 1: Sai khi nhập tờ khai thuế nhưng sổ kế toán đã đúng

Nếu hóa đơn hợp lệ, số liệu trên sổ kế toán đã được ghi nhận chính xác nhưng kế toán nhập nhầm số liệu khi lập tờ khai thuế, doanh nghiệp chỉ cần thực hiện khai bổ sung, điều chỉnh tờ khai theo quy định. Do sổ sách không có sai sót nên không cần ghi thêm bút toán điều chỉnh trên sổ kế toán.

Trường hợp 2: Hóa đơn ghi sai tiền thuế GTGT nhưng giá trị hàng hóa không thay đổi

Nếu giá trị hàng hóa, dịch vụ không thay đổi nhưng số thuế GTGT trên hóa đơn đang bị ghi sai, kế toán cần điều chỉnh giảm phần thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ. Trường hợp này, doanh nghiệp có thể hạch toán:

Nợ TK 331 - Phải trả người bán: Phần thuế GTGT giảm.

Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ: Phần thuế GTGT giảm.

Số thuế GTGT được khấu trừ và khoản phải trả cho người bán được điều chỉnh về đúng giá trị thực tế.

Trường hợp 3: Hóa đơn sai cả số lượng, đơn giá hoặc thành tiền

Nếu sai sót làm thay đổi cả giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc tài sản mua vào, kế toán không chỉ điều chỉnh phần thuế GTGT mà còn phải điều chỉnh lại giá trị khoản mua tương ứng. Tài khoản cần điều chỉnh sẽ phụ thuộc vào nội dung giao dịch, chẳng hạn hàng hóa, tài sản cố định hoặc chi phí.

Sau khi xác định giá trị đúng theo hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, kế toán ghi nhận lại phần giá trị hàng hóa, dịch vụ và thuế GTGT đầu vào theo số liệu thực tế. Điều này giúp sổ kế toán, hóa đơn và hồ sơ khai thuế thống nhất với nhau.

Trường hợp 4: Điều chỉnh làm giảm số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau

Nếu việc điều chỉnh làm giảm số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển sang kỳ sau, kế toán cần xác định số chênh lệch giảm chính xác và kỳ kê khai cần điều chỉnh. Không nên chỉ sửa số liệu trên tờ khai hiện tại mà bỏ qua ảnh hưởng của khoản thuế đã kê khai ở các kỳ trước.

Vì vậy, trước khi thực hiện bút toán, kế toán nên đối chiếu hóa đơn => sổ kế toán => tờ khai thuế => số thuế còn được khấu trừ chuyển kỳ sau. Cách kiểm tra theo trình tự này giúp xác định đúng nguyên nhân và tránh điều chỉnh trùng hoặc bỏ sót hạch toán điều chỉnh giảm thuế gtgt được khấu trừ.

3. Hồ sơ điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ

Trong quá trình kê khai và khấu trừ thuế GTGT, doanh nghiệp có thể phát sinh sai sót nên cần thực hiện hạch toán điều chỉnh giảm thuế gtgt được khấu trừ đã kê khai trước đó. 

Doanh nghiệp cần lập hồ sơ khai bổ sung, điều chỉnh:

• Tờ khai thuế của kỳ phát sinh sai sót đã được điều chỉnh
• Biên bản giải trình khai bổ sung và điều chỉnh theo mẫu 01/KHBS ban hành kèm theo Thông tư 156/2013/TT-BTC
• Các tài liệu có liên quan để chứng minh và giải thích cho số liệu điều chỉnh.

Theo Khoản 8 Điều 14 Thông tư 219/2013/TT-BTC, cách xử lý sẽ phụ thuộc vào việc sai sót phát sinh từ hóa đơn đầu vào hay hóa đơn đầu ra. Nếu hóa đơn đầu vào sai, doanh nghiệp được kê khai bổ sung tại thời điểm phát hiện sai sót, với điều kiện việc bổ sung được thực hiện trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra, kiểm tra. Nếu sai sót liên quan đến hóa đơn đầu ra, doanh nghiệp phải kê khai bổ sung, điều chỉnh đúng kỳ phát sinh sai và phải thực hiện nghĩa vụ nộp tiền chậm nộp thuế nếu điều chỉnh làm phát sinh số thuế phải nộp thêm. 

Khi lập tờ khai thuế GTGT của kỳ hiện tại, doanh nghiệp phải căn cứ vào số thuế GTGT còn được khấu trừ cuối kỳ, thể hiện ở mục Chỉ tiêu 43 của tờ khai chính thức kỳ trước để tiếp tục kê khai và điều chỉnh theo số liệu thực tế.

Hạch toán điều chỉnh giảm thuế gtgt được khấu trừ về cơ bản có thể dẫn đến hai trường hợp:

• Trường hợp 1: Số thuế GTGT được khấu trừ của doanh nghiệp giảm nhưng vẫn còn thuế được khấu trừ chuyển sang kỳ sau. 
• Trường hợp 2: Việc giảm số thuế GTGT được khấu trừ đồng thời làm tăng số thuế GTGT phải nộp. Trong trường hợp này, doanh nghiệp vừa phải điều chỉnh giảm số thuế được khấu trừ vừa xác định và thực hiện nghĩa vụ nộp thêm số thuế phát sinh, gồm tiền chậm nộp nếu thuộc trường hợp phải tính tiền chậm nộp theo quy định.

Hồ sơ điều chỉnh giảm thuế GTGT không chỉ bao gồm tờ khai bổ sung mà còn cần các tài liệu chứng minh nguyên nhân điều chỉnh.

Doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Hóa đơn, chứng từ liên quan
• Nội dung sai sót phát sinh
• Căn cứ điều chỉnh
• Ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế

👉 Dịch vụ tư vấn thuế EcomTax sẽ tư vấn, hỗ trợ doanh nghiệp kiểm tra căn cứ điều chỉnh và tư vấn cách hoàn thiện hồ sơ phù hợp.

4. Thời hạn kê khai bổ sung điều chỉnh hồ sơ khai thuế

Người nộp thuế phát hiện hồ sơ khai thuế hoặc khoản thu khác đã nộp cho cơ quan thuế có sai, thiếu thì có thể được khai bổ sung trong thời hạn 05 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ của kỳ tính thuế có sai theo khoản 5 Điều 12 Luật Quản lý thuế 2025.

Người nộp thuế được khai bổ sung trong các trường hợp:

• Trước khi cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền công bố quyết định thanh tra, kiểm tra.
• Hồ sơ không thuộc thời kỳ hoặc phạm vi thanh tra, kiểm tra theo quyết định thanh tra, kiểm tra.
• Hồ sơ không thuộc trường hợp cơ quan điều tra yêu cầu không được khai bổ sung để phục vụ điều tra.
• Hồ sơ thuộc phạm vi, thời kỳ đã thanh tra, kiểm tra: nếu phát hiện sai làm tăng số thuế phải nộp; giảm số thuế được miễn, giảm, hoàn; giảm số thuế được khấu trừ hoặc giảm số thuế đã nộp thừa thì người nộp thuế được gửi hồ sơ giải trình bổ sung cho cơ quan thuế.

Cơ quan thuế rà soát hồ sơ giải trình. Nếu chấp thuận, người nộp thuế sẽ nhận được thông báo từ CQT để điều chỉnh hồ sơ khai thuế. Người nộp thuế bị xử lý theo quy định như trường hợp sai sót do cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền thanh tra, kiểm tra phát hiện.

Công chức thanh tra, kiểm tra thuế có liên quan chịu trách nhiệm về những sai, sót chưa được phát hiện đầy đủ nếu thực hiện không đúng quy định tại điểm n khoản 1 Điều 38 Luật Quản lý thuế 2025.

Cách hạch toán điều chỉnh tăng giảm thuế gtgt thực hiện theo kết luận hoặc quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền liên quan đến xác định nghĩa vụ thuế. Nếu khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế được khấu trừ, miễn, giảm, hoàn thì người nộp thuế bị xử lý như trường hợp sai, sót do cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền phát hiện.

Trường hợp hạch toán điều chỉnh giảm thuế gtgt liên quan đến điều tra vụ án: Chính phủ quy định các trường hợp cơ quan điều tra yêu cầu không được khai bổ sung và trách nhiệm thông báo cho cơ quan thuế khi kết thúc yêu cầu. Các trường hợp khai bổ sung theo kết luận, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Cách hạch toán điều chỉnh giảm thuế GTGT được khấu trừ cần được thực hiện đúng bản chất nghiệp vụ, đúng thời điểm và căn cứ vào đầy đủ chứng từ liên quan. Doanh nghiệp cần kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên để đảm bảo việc kê khai và hạch toán thuế GTGT chính xác, hạn chế sai sót và tuân thủ đúng quy định về thuế.