[Cập Nhật Mới] Cách xuất hóa đơn thay thế CHUẨN theo Nghị định 70/2025

Xử lý hóa đơn sai sót không còn làm theo thói quen cũ, đặc biệt là đối với hóa đơn thay thế. Trong bài viết này, Nhanh.vn sẽ cập nhật đầy đủ và dễ hiểu cách xuất hóa đơn thay thế chuẩn theo Nghị định 70/2025, từ điều kiện áp dụng, quy trình thực hiện đến những lưu ý quan trọng giúp bạn xử lý hóa đơn sai đúng, an toàn pháp lý.

1. Hóa đơn thay thế là gì?

Hóa đơn thay thế là loại hóa đơn được người bán lập nhằm thay thế hoàn toàn cho hóa đơn đã phát hành trước đó nhưng phát hiện có sai sót. Khi xuất hóa đơn thay thế, hóa đơn cũ không còn giá trị sử dụng, và mọi nội dung liên quan đến giao dịch sẽ được căn cứ theo hóa đơn mới này.

Về mặt pháp lý, hóa đơn thay thế có giá trị tương đương hóa đơn gốc, được cơ quan thuế chấp nhận để sử dụng trong các nghiệp vụ kê khai thuế, hạch toán kế toán và quyết toán thuế. Doanh nghiệp và người mua sẽ căn cứ vào hóa đơn thay thế để điều chỉnh số liệu đã kê khai trước đó, đảm bảo thông tin chính xác và đúng quy định.

Để đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng đối chiếu, trên hóa đơn thay thế bắt buộc phải thể hiện rõ mối liên hệ với hóa đơn cũ. Cách xuất hóa đơn thay thế đúng luật là ghi chú đầy đủ nội dung: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, ký hiệu…, số…, ngày…, tháng…, năm…”.

Xem thêm: Hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế: Khác nhau ở điểm nào?

2. Khi nào bắt buộc phải xuất hóa đơn thay thế?

Hóa đơn thay thế không phải lúc nào cũng được lập, mà chỉ áp dụng trong những trường hợp hóa đơn đã phát hành có sai sót nghiêm trọng, làm cho hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng hoặc không thể điều chỉnh để tiếp tục kê khai thuế.

Nói cách khác, khi sai sót vượt quá phạm vi “điều chỉnh”, doanh nghiệp bắt buộc phải xuất hóa đơn thay thế để thay thế hoàn toàn hóa đơn cũ.

Dựa vào khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi, bổ sung Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các trường hợp bắt buộc phải xuất hóa đơn thay thế gồm:

• Sai mã số thuế người mua hoặc người bán: Lỗi sai mang tính định danh pháp lý, ảnh hưởng trực tiếp đến việc kê khai và khấu trừ thuế. Sai mã số thuế khiến hóa đơn không xác định đúng chủ thể giao dịch và không thể điều chỉnh vì thay đổi mã số thuế đồng nghĩa với thay đổi thông tin cốt lõi của hóa đơn
• Sai sót về giá trị trên hóa đơn: Sai đơn giá, sai thuế suất, sai thành tiền, sai số tiền thuế GTGT. Nếu các sai sót này làm thay đổi tổng giá trị thanh toán hoặc nghĩa vụ thuế, và không thể điều chỉnh một phần rõ ràng
• Sai thông tin hàng hóa, dịch vụ so với thực tế: Áp dụng khi hóa đơn ghi nhận không đúng bản chất giao dịch (sai tên hàng hóa/dịch vụ, mô tả không đúng với hàng hóa thực tế đã cung cấp, ghi sai chủng loại, quy cách, chất lượng)
• Hóa đơn bị rách, mất thông tin, chỉnh sửa làm sai lệch nội dung gốc
• Hóa đơn bị thất lạc hoặc bị mất: Hóa đơn đã phát hành nhưng bị mất, không còn chứng từ hợp lệ để kê khai, hạch toán thuế

Để hạn chế sai sót khi lập hóa đơn dẫn đến phải lập hóa đơn thay thế, doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm bán hàng kết hợp hóa đơn điện tử Nhanh.vn để có thể

• Tự động tạo hoá đơn điện tử đồng bộ với đơn hàng
• Tự động đồng bộ thông tin đơn hàng trên sàn vào hóa đơn
• Tự động xuất HĐ điều chỉnh giảm khi hoàn đơn

3. Cách xuất hóa đơn thay thế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Khi phát hiện hóa đơn đã lập thuộc trường hợp bắt buộc phải thay thế, doanh nghiệp không được lập tùy tiện, mà phải thực hiện theo trình tự hồ sơ và hình thức đúng quy định để tránh rủi ro khi thanh tra, kiểm tra thuế.

Bước 1: Lập biên bản thỏa thuận hoặc thông báo về việc thay thế hóa đơn

Trước khi xuất hóa đơn thay thế, bên bán phải xác lập căn cứ pháp lý cho cách xuất hóa đơn thay thế nhằm chứng minh việc điều chỉnh là có sự thống nhất và minh bạch.

Trường hợp người mua là doanh nghiệp, tổ chức, bên bán và bên mua phải lập biên bản thỏa thuận (Biên bản này không gửi cơ quan thuế, nhưng bắt buộc phải lưu trữ cùng hồ sơ kế toán để xuất trình khi cơ quan thuế kiểm tra) ghi rõ:

• Thông tin hóa đơn bị sai (mẫu số, ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập)
• Nội dung sai sót cụ thể
• Thỏa thuận thống nhất xuất hóa đơn thay thế

Trường hợp người mua là cá nhân, do không có điều kiện lập biên bản hai bên, bên bán được phép:

• Thông báo trực tiếp cho người mua, hoặc
• Đăng thông báo công khai trên website của doanh nghiệp (nếu có)

Bước 2: Cách xuất hóa đơn thay thế

Sau khi đã có biên bản hoặc thông báo hợp lệ, người bán tiến hành xuất hóa đơn điện tử thay thế. Yêu cầu bắt buộc trên hóa đơn thay thế

Trên hóa đơn phải ghi rõ dòng chữ thể hiện rõ bản chất “thay thế hoàn toàn”, không phải điều chỉnh:

“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm …”

Nội dung ghi trên hóa đơn thay thế:

• Ghi đầy đủ toàn bộ nội dung của hóa đơn
• Các thông tin bị sai: ghi lại cho đúng, chính xác theo thực tế
• Các thông tin không sai: giữ nguyên như hóa đơn gốc

Bước 3: Ký số và gửi hóa đơn thay thế

Sau khi lập xong hóa đơn thay thế, người bán thực hiện ký số và gửi hóa đơn theo đúng loại hóa đơn điện tử đang sử dụng.

• Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, người bán ký số và gửi trực tiếp hóa đơn thay thế cho người mua
• Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, người bán ký số và gửi hóa đơn thay thế lên cơ quan thuế để cấp mã. Sau khi được cấp mã, gửi hóa đơn cho người mua

Lưu ý:

• Hóa đơn gốc không được xóa bỏ, mà chỉ mất hiệu lực sử dụng. Doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ: Hóa đơn gốc, biên bản thỏa thuận / thông báo, hóa đơn thay thế
• Khi kê khai thuế, chỉ kê khai hóa đơn thay thế, không kê khai lại hóa đơn gốc

Đọc thêm: [Tải Ngay] Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử theo Nghị định 70

4. Một số lưu ý khi lập hóa đơn thay thế theo Nghị định 70/2025

Chúng ta cần biết khi nào xuất hóa đơn thay thế, thủ tục kê khai thuế, hồ sơ kế toán và tính hợp lệ của chứng từ. Trong quá trình thực hiện, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi lập hóa đơn thay thế theo Nghị định 70/2025.

Có thể lập 01 hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn sai cùng người mua: Có những trường hợp nhiều hóa đơn trong cùng một tháng, phát sinh cùng một người mua và có sai sót tương tự (ví dụ: sai thông tin, sai thuế suất, sai giá trị…)

Theo quy định, bên bán được phép lập 01 hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn đã sai, thay vì phải xuất từng hóa đơn thay thế riêng lẻ. Tuy nhiên, để đảm bảo minh bạch và dễ đối chiếu, doanh nghiệp phải:

• Lập kèm bảng kê các hóa đơn sai sót
• Bảng kê phải thể hiện đầy đủ: Số hóa đơn, Ký hiệu, Ngày lập, Nội dung sai
• Bảng kê thực hiện theo đúng mẫu quy định

Hóa đơn thay thế cũng có thể tiếp tục bị thay thế nếu phát hiện sai sót: Một điểm rất quan trọng nhưng thường bị bỏ sót là hóa đơn thay thế không phải luôn đúng.

Trong trường hợp doanh nghiệp đã xuất hóa đơn thay thế nhưng sau đó phát hiện hóa đơn thay thế vẫn còn sai (sai thông tin, sai giá trị, sai thuế suất…) thì người bán được phép xuất hóa đơn thay thế tiếp theo, miễn là thực hiện đúng lại toàn bộ quy trình:

• Lập biên bản thỏa thuận hoặc thông báo
• Lập hóa đơn thay thế mới
• Ghi rõ nội dung “thay thế cho hóa đơn số…”
• Ký số và gửi theo đúng loại hóa đơn

Sau khi hóa đơn thay thế được lập hợp lệ, hóa đơn gốc bị thay thế không còn giá trị sử dụng không được dùng để:

• Kê khai thuế GTGT
• Hạch toán chi phí
• Khấu trừ thuế

Khi thực hiện kê khai thuế GTGT, người bán chỉ kê khai hóa đơn thay thế mới. Tuyệt đối không kê khai lại hoặc song song hóa đơn cũ để tránh trùng doanh thu, trùng thuế và rủi ro bị xử phạt.

Lưu trữ đầy đủ hồ sơ để chứng minh tính hợp pháp: Dù không nêu trực tiếp trong hóa đơn, nhưng trên thực tế, cơ quan thuế thường kiểm tra tính logic của cả bộ hồ sơ, bao gồm:

• Hóa đơn gốc đã bị thay thế
• Hóa đơn thay thế
• Biên bản thỏa thuận / thông báo
• Bảng kê hóa đơn sai (nếu thay thế nhiều hóa đơn)

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn thay thế là quy trình “xuất lại hóa đơn” pháp lý đầy đủ, gắn chặt với nghĩa vụ kê khai và quản lý thuế của doanh nghiệp. Làm đúng ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh rủi ro bị ấn định thuế, truy thu hoặc xử phạt không đáng có.

Xem thêm: Cách xuất hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP CHUẨN XÁC

Nếu đang gặp hóa đơn sai sót, chúng ta cần xác định đúng trường hợp phải thay thế, thực hiện đúng trình tự: biên bản, lập hóa đơn, ký số,gửi hóa đơn, đồng thời lưu trữ đầy đủ hồ sơ để sẵn sàng giải trình khi cần.

Hy vọng những thông tin mà Nhanh.vn chia sẻ trong bài viết này sẽ giúp bạn xử lý hóa đơn thay thế theo quy định mới năm 2025. Trong bối cảnh chính sách thuế ngày càng siết chặt, xuất hóa đơn thay thế đúng là cách bảo vệ doanh nghiệp an toàn và bền vững nhất.

- Các thông tin giải đáp và tư vấn ở trên được chúng tôi cung cấp cho khách hàng của Nhanh.vn. Nếu quý khách có bất kỳ câu hỏi nào hay cần hỗ trợ, vui lòng liên hệ qua email: contact@nhanh.vn  
- Nội dung bài viết này chỉ nhằm mục đích tham khảo thông tin; 
- Xin lưu ý các điều khoản được đề cập có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.