Bạn quá mệt mỏi vì hàng hoàn? Bạn đã bao giờ đặt câu hỏi liệu có đơn hàng hoàn nào mà bạn không hề nhận được hay chưa? Thực tế, đây là một tình trạng có thể xảy ra, khi bưu tá báo đã hoàn hàng nhưng thực ra bạn không hề nhận được hàng hoàn. Điều này có thể gây ra thất thoát lớn cho doanh nghiệp của bạn nếu không kiểm soát tốt quy trình nhận hàng hoàn.

Vậy làm thế nào để quản lý hàng hoàn một cách chính xác, tránh mất mát và đảm bảo tất cả đơn hàng thực sự được trả về kho? Bài viết này sẽ giúp bạn tìm ra giải pháp hiệu quả nhất!
 

1. Rủi Ro Khi Không Kiểm Soát Hàng Hoàn

1.1. Bạn Có Thể Mất Hàng Mà Không Hề Biết

Bưu tá có thể cập nhật hệ thống rằng đơn hàng đã hoàn về nhưng thực tế bạn chưa nhận được.

Khối lượng đơn hàng quá lớn khiến bạn không kiểm tra chi tiết từng đơn.

Nếu không có quy trình kiểm soát chặt chẽ, bạn sẽ không phát hiện được đơn hàng nào bị thất lạc.

1.2. Hệ Thống Hãng Vận Chuyển Có Thể Không Đủ Chính Xác

Hệ thống của hãng vận chuyển hoặc sàn TMĐT không phải lúc nào cũng chính xác 100%.

Bưu tá có thể cập nhật sai trạng thái đơn hàng, gây nhầm lẫn.

Nếu bạn không có công cụ kiểm tra độc lập, bạn hoàn toàn bị phụ thuộc vào hệ thống của bên vận chuyển.

1.3. Tỷ Lệ Hoàn Hàng Ngày Càng Tăng

Việc khách hàng đặt hàng theo cảm tính rồi huỷ đơn ngày càng phổ biến.

Một số khách hàng lợi dụng chính sách đổi trả để trả lại hàng không đúng tình trạng ban đầu.

Nếu không kiểm soát chặt chẽ, bạn có thể bị tổn thất nghiêm trọng do tỷ lệ hàng hoàn tăng cao.

1.4. Tác Động Tiêu Cực Đến Dòng Tiền

Hàng hoàn không chỉ gây thất thoát sản phẩm mà còn làm gián đoạn dòng tiền.

Nếu tỷ lệ hàng hoàn cao, bạn có thể gặp khó khăn trong việc xoay vòng vốn.

Hàng tồn kho tăng lên có thể dẫn đến lãng phí tài nguyên và chi phí lưu kho. 

Hãy xem ngay video dưới đây để nắm được Cách kiểm soát đơn hàng hoàn hiệu quả trực quan nhất nhé!

@duongwiki Kiểm soát đơn hàng hoàn như thế nào?? #duongwiki #nhanhvn #learnontiktok #tiktokmentor #quanlybanhang #quanlykho #dcgr ♬ nhạc nền - Dương Wiki

 2. Giải Pháp Kiểm Soát Hàng Hoàn Hiệu Quả

2.1. Quét Mã Vạch Vận Đơn Khi Nhận Hàng Hoàn

Khi nhận hàng hoàn, nhân viên của bạn bắt buộc phải quét mã vạch vận đơn.

Mọi đơn hàng quét mã thành công sẽ được ghi nhận vào hệ thống.

Nếu đơn hàng chưa được quét, hệ thống sẽ vẫn hiển thị trạng thái "đang chờ chuyển hoàn", giúp bạn dễ dàng kiểm tra.

2.2. Sử Dụng Hệ Thống Quản Lý Độc Lập

Không nên phụ thuộc hoàn toàn vào hệ thống của hãng vận chuyển hoặc sàn TMĐT.

Hãy sử dụng một hệ thống độc lập như Nhanh.vn để quản lý đơn hàng hoàn.

Khi đơn hàng hoàn về, hệ thống sẽ ghi nhận trạng thái thực tế, tránh tình trạng mất hàng mà không hay biết.

2.3. Thiết Lập Quy Trình Rõ Ràng

Nhân viên kho cần kiểm tra và quét mã tất cả đơn hàng hoàn về.

Đối chiếu dữ liệu giữa hệ thống của bạn và hãng vận chuyển để phát hiện sai lệch.

Báo cáo ngay nếu phát hiện đơn hàng bị thất lạc.

2.4. Tạo Chính Sách Kiểm Soát Hàng Hoàn

Yêu cầu khách hàng gửi lại hàng đúng tình trạng ban đầu để tránh thiệt hại.

Hạn chế các lý do hoàn hàng không chính đáng bằng cách thiết lập chính sách đổi trả rõ ràng.

Tạo một quy trình hoàn hàng minh bạch, giúp khách hàng hiểu rõ trước khi đặt hàng.

2.5. Giảm Tỷ Lệ Hàng Hoàn Ngay Từ Đầu

Cung cấp mô tả sản phẩm chính xác, hình ảnh thực tế để khách hàng có kỳ vọng đúng.

Hỗ trợ khách hàng tư vấn trước khi mua hàng để giảm tình trạng mua hàng theo cảm tính.

Cung cấp chính sách đổi/trả rõ ràng ngay từ đầu để khách hàng cân nhắc trước khi mua.

3. Lợi Ích Khi Quản Lý Hàng Hoàn Hiệu Quả

3.1. Tránh Thất Thoát Đơn Hàng

Giảm thiểu tối đa rủi ro mất hàng do lỗi hệ thống hoặc bưu tá cập nhật sai trạng thái.

Đảm bảo tất cả đơn hàng hoàn thực sự quay về kho.

3.2. Tối Ưu Quản Lý Kho Hàng

Cập nhật chính xác số lượng hàng tồn thực tế.

Giảm tỷ lệ thất thoát hàng hóa trong kho.

3.3. Nâng Cao Hiệu Quả Kinh Doanh

Tiết kiệm chi phí thất thoát do mất hàng.

Cải thiện quy trình quản lý, giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru hơn.

Nâng cao uy tín với khách hàng khi kiểm soát đơn hàng chuyên nghiệp.

3.4. Giảm Chi Phí Không Cần Thiết

Tránh mất tiền oan vì hàng thất lạc hoặc bị lạm dụng chính sách đổi trả.

Giảm áp lực tài chính do hàng hoàn không kiểm soát được.

Hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu dòng tiền hiệu quả hơn.

3.5. Cải Thiện Trải Nghiệm Khách Hàng

Khi hàng hoàn được xử lý nhanh chóng, khách hàng sẽ có trải nghiệm mua sắm tốt hơn.

Tạo dựng lòng tin với khách hàng bằng cách minh bạch trong quy trình đổi/trả.

Giảm thiểu tình trạng khiếu nại, giúp tăng điểm đánh giá trên sàn TMĐT.

4. Kết Luận

Hàng hoàn là một vấn đề lớn đối với nhiều nhà bán hàng trên sàn TMĐT, nhưng bạn hoàn toàn có thể kiểm soát và giảm thiểu rủi ro bằng cách sử dụng hệ thống quét mã vạch khi nhận hàng hoàn và áp dụng một hệ thống quản lý đơn hàng độc lập như Nhanh.vn.

Bạn đang muốn tối ưu quy trình kiểm soát hàng hoàn?

Sử dụng Nhanh.vn ngay hôm nay để đảm bảo tất cả đơn hàng hoàn về kho một cách chính xác, tránh thất thoát và tối ưu doanh thu!