Xuất hóa đơn điện tử tự động cho công ty/hộ kinh doanh bán hàng trên sàn TMĐT

Nếu bạn đang là kế toán của một công ty hay hộ kinh doanh bán hàng trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, Lazada, Tiki, TikTok..., chắc hẳn bạn đã từng đau đầu với việc xuất hóa đơn.

Hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp, và với hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ/năm, việc xuất hóa đơn theo từng đơn hàng cũng trở thành quy định. Nếu không thực hiện đúng, rất dễ bị xử phạt hoặc gây rắc rối khi quyết toán thuế.

Vậy, làm thế nào để xuất hóa đơn NHANH, CHÍNH XÁC và TỰ ĐỘNG mà không cần ngồi cả ngày chỉ để nhập tay từng đơn hàng? Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một giải pháp phù hợp để giải quyết vấn đề trên. Hãy dõi theo nhé!

1. Những khó khăn khi xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử

1.1. Đơn hàng quá nhiều - Kế toán làm không kịp

Nếu doanh nghiệp của bạn có hàng trăm, thậm chí hàng nghìn đơn hàng mỗi ngày, thì việc nhập tay từng đơn để xuất hóa đơn là nhiệm vụ bất khả thi. Chỉ cần chậm trễ, bạn sẽ dễ bị sai sót, nhầm lẫn và có nguy cơ bị cơ quan thuế “hỏi thăm”.

1.2. Đơn hàng phát sinh cả ngày, cả đêm - Không ai có thể làm việc 24/7

Không giống như cửa hàng truyền thống, trên sàn thương mại điện tử, đơn hàng có thể phát sinh bất kỳ lúc nào - kể cả nửa đêm hay cuối tuần. Nếu kế toán chỉ làm trong giờ hành chính, chắc chắn không thể theo kịp tiến độ xuất hóa đơn.

1.3. Thông tin khách hàng bị ẩn - Không thể xuất hóa đơn

Các sàn thương mại điện tử ẩn thông tin người mua để bảo vệ quyền riêng tư, nhưng điều này lại khiến kế toán gặp khó khăn khi xuất hóa đơn. Nếu không có tên và địa chỉ người mua, hóa đơn xuất ra sẽ không hợp lệ, ảnh hưởng đến quá trình kê khai thuế.

Nhanh.vn - Giải pháp xuất hóa đơn điện tử tự động từ sàn thương mại điện tử cho hộ kinh doanh

Nhanh.vn đã hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử như thế nào? 

(1) Tự động xuất hóa đơn theo trạng thái đơn hàng trên sàn

Đơn hàng trên sàn TMĐT sẽ được kết nối với phần mềm, hóa đơn điện tử sẽ được tạo ra khi phù hợp với trạng thái xuất hóa đơn bạn đã cài đặt.

Các trạng thái đơn hàng để xuất hóa đơn bao gồm:

• Tạo hóa đơn điện tử với đơn hàng ở trạng thái: khi đơn hàng ở trạng thái cài đặt (Đang chuyển, Thành công)
• Tạo hóa đơn điều chỉnh khi đơn cập nhật trạng thái: khi đơn hàng ở trạng thái hoàn (Đang hoàn, Đã hoàn, Xác nhận hoàn)
• Tạo hóa đơn điều chỉnh với đơn hàng trả hàng ở trạng thái: khi đơn hàng trả ở trạng thái cài đặt (Đang chuyển, Thành công)

Lưu ý: 

• Bạn có thể chọn nhiều trạng thái, hệ thống sẽ chỉ tạo hóa đơn ở trạng thái đầu tiên thỏa mãn điều kiện cài đặt của đơn hàng.
• Ngoài ra với các sàn TMĐT, phần mềm sẽ cho phép bạn cài đặt xuất hóa đơn cho từng gian hàng trên sàn kết nối với Nhanh (còn hạn)

Đọc thêm: [Cập nhật mới nhất] Quy định về thời điểm xuất hóa đơn TMĐT

(2) Tích hợp chữ ký số tự động - Không cần cắm USB

Bình thường, kế toán phải cắm USB token và ký số thủ công mỗi khi xuất hóa đơn. Nhưng với Nhanh.vn, chữ ký số sẽ được thực hiện hoàn toàn tự động ngay khi đơn hàng thành công.

Lợi ích:

• Không cần phải cắm USB mỗi lần xuất hóa đơn
• Không cần online 24/7 nhưng hóa đơn vẫn tự động phát hành
• Giảm rủi ro mất USB token hoặc lỗi phần mềm ký số

(3) Xử lý vấn đề ẩn thông tin khách hàng

Hiển thị tên khách hàng khi đơn không có thông tin (Khách đến cửa hàng không cung cấp thông tin, đơn sàn bị che thông tin dạng N***): Khi hoá đơn, đơn hàng không có thông tin người mua, hệ thống sẽ tự điền đoạn ký tự sau vào mục tên người mua hàng trên hoá đơn điện tử.

Lợi ích khi sử dụng giải pháp xuất hóa đơn tự động của Nhanh.vn: 

• Tiết kiệm thời gian - Không còn phải ngồi nhập tay hàng nghìn đơn mỗi ngày
• Không lo sai sót - Giảm thiểu rủi ro nhầm lẫn thông tin hóa đơn
• Tuân thủ quy định thuế - Đáp ứng yêu cầu kê khai của cơ quan thuế
• Làm việc hiệu quả hơn - Giải phóng kế toán khỏi công việc thủ công

Chỉ cần một lần thiết lập, hệ thống sẽ tự động xử lý tất cả. Kế toán có thể tập trung vào những công việc quan trọng hơn mà vẫn đảm bảo doanh nghiệp hoạt động đúng pháp luật.

Câu chuyện thực tế - Doanh nghiệp đã chuyển đổi thành công như thế nào?

Chị Mai - Kế toán của một shop bán hàng trên Shopee và Lazada chia sẻ:

"Trước đây, mỗi ngày mình phải dành 2-3 tiếng chỉ để nhập đơn hàng và xuất hóa đơn. Đơn nào sai sót là mất công chỉnh lại, đôi khi còn bị nhắc nhở vì không xuất kịp. Nhưng từ khi dùng Nhanh.vn, tất cả hóa đơn tự động xuất mà mình không phải làm gì cả! Tiết kiệm được rất nhiều thời gian mà vẫn đảm bảo tuân thủ quy định thuế."

Tương tự, anh Hoàng - chủ một cửa hàng chuyên bán đồ gia dụng trên TMĐT cho biết:

“Mình từng bị cơ quan thuế yêu cầu xuất hóa đơn đầy đủ vì doanh thu trên 1 tỷ/năm. Mỗi đơn hàng chỉ vài trăm nghìn, nhưng nếu không xuất hóa đơn sẽ bị xử phạt. Trước kia, kế toán nhập tay từng đơn rất vất vả, nhưng từ khi dùng giải pháp tự động của Nhanh.vn, tất cả đều diễn ra suôn sẻ. Không còn lo trễ hạn hay sai sót nữa!”

Khi bán hàng trên các sàn TMĐT như Shopee, TikTok hay Lazada, việc xuất hóa đơn điện tử thủ công không chỉ tốn thời gian mà còn dễ phát sinh sai sót, chậm hóa đơn, gây rủi ro bị phạt do xuất hóa đơn chậm. Đây cũng là một trong những nguyên nhân khiến nhiều hộ kinh doanh gặp áp lực trong quá trình kê khai và đối soát thuế.

Chính vì vậy, xu hướng hiện nay là tự động hóa quy trình xuất hóa đơn điện tử ngay trên hệ thống phần mềm quản lý bán hàng. Việc đồng bộ đơn hàng với hóa đơn giúp tiết kiệm đáng kể thời gian vận hành, hạn chế rủi ro sai sót và đảm bảo tuân thủ đúng quy định thuế khi kinh doanh online ngày càng phát triển.